Как лучше обеспечить электронное хранение документов? Кто этим должен заниматься?
Михаил Н.IT-технологии для бизнеса
· 2,1 K
Решения для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц. · 24 мая 2022 · astral.ru
ОтвечаетВиталий Михейкин
Добрый день, Михаил!
В основном участники ЭДО опираются на приказ № 526 Минкультуры, в котором даны рекомендации (принципы) содержания архивирования хранения цифровой документации. Согласно данным правилам: в организации должно быть назначено приказом лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов. Если его нет, то полномочия исполняет директор. При хранении данных в информационной системе организации ответственность несет руководитель IT-отдела. Обобщая правила, нужно обеспечить надежность от утечки и утраты, создать не менее 2 идентичных экземпляров одного документа, регулярно проверять сохранность данных.
Существует 3 способа хранения электронного архива:
- Локальный электронный архив (жесткий диск с файлами). Но неудобно и небезопасно
- Облачный архив (удаленный сервер с закрытым доступом). Можно поставить защиту от редактирования и скачивания
- Архив системы ЭДО (все нужные документы остаются в цифровом хранилище оператора). Можно ограничить право ознакомления для некоторых категорий сотрудников
Как хранить электронный архив, зависит от ваших ресурсов. Гипотетически разницы, в каком облаке вы храните электронный архив, нет. Но фактически вариант 2 потребует содержания определённой технической инфраструктуры. Если вы выбираете вариант 3, то бухгалтерские документы хранятся у оператора ЭДО. Кадровые документы хранятся на сервере оператора кадрового ЭДО. Плюсом является то, что операторы ЭДО предоставляют возможность автоматического переподписания документа. Система сама ежегодно переподписывает хранящиеся документы новым действительным сертификатом. Таким образом, обеспечивается непрерывная легитимность.
Удачи вам.
1 эксперт согласен
Арсения Гурьянова
30 мая 2022подтверждает
Отличный ответ
Архивариус - Делопроизводитель.
Профиль деятельности: документоведение, архивоведение... · 26 мая 2022
Я бы хотела добавить, что квалификация документоведа или архивоведа организации должна предусматривать возможность ведения электронного документооборота (ЭДО), т.к. это находится в его компетенции.
С позиции архивариуса, могу сказать, что тема ведения электронных архивов достаточно "серая", поскольку актуальных методик, рекомендаций и правил по всем аспектам работы с... Читать далее
Первый
Этим могут заниматься и сторонние специалисты, в некоторых случаях это самый оптимальный вариант. На infologistics ru можете узнать подробнее про внеофисное хранение архивных документов и внутренний электронный документооборот.