С внедрением электронного документооборота работа с документацией значительно упрощается. Документы в электронном виде можно не только быстро оформить, но и почти моментально передать контрагенту. Для организации электронного документооборота в компании необходимы электронная подпись и договор с оператором ЭДО. А можно ли организовать электронный документооборот без оператора? Рассказываем.
Возможен ли ЭДО без оператора
Ответим на вопрос сразу: в большинстве случаев электронный документооборот без участия оператора ЭДО невозможен. Однако есть оговорка — речь идёт об обмене юридически значимыми документами в электронном виде. Это условие установлено правилами обмена электронными документами.
Электронные юридически значимые документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью. Обмен документами происходит в системе оператора ЭДО (СЭД). Работу оператора контролируют налоговая и Минцифры.
В некоторых случаях участие оператора ЭДО в документообороте не обязательно. Например, при обмене неформализованными документами, которые не предназначены для обработки специализированным ПО и не имеют строгих требований к оформлению.
Участники документооборота могут передавать друг другу неформализованные документы, оформление которых оговаривается участниками документооборота в специальных дополнительных соглашениях, по различным телекоммуникационным каналам связи. Например, по почте или в мессенджере.
Однако целесообразность такого документооборота сегодня довольно сомнительна, поскольку документооборот, сопровождающий наибольшую часть операций в бизнесе, происходит с участием операторов ЭДО. Хотя бы потому, что работа с оператором делает документооборот безопаснее и удобнее.
Не требуется оператор ЭДО и в некоторых случаях документооборота с регуляторами. Например, в ФНС можно сдать бухгалтерскую и налоговую отчётность, не прибегая к услугам оператора. Сделать это можно через сайт ведомства.
Однако всё это в основном только исключения. В большинстве случаев оператор нужен, а иногда обязателен.
Почему для ЭДО нужен оператор
Чаще всего электронный документооборот без оператора невозможен в связи требованиями законодательства.
Например, участие оператора ЭДО в качестве посредника обязательно при обмене электронными счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД). Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения этих документов. Кроме того, на операторе лежит ответственность за быструю доставку и целостность электронных документов при их передаче.
Требования законодательства об обязательном участии оператора ЭДО в обороте электронных документов коснулось и участников рынка некоторых категорий товаров, подлежащих обязательной маркировке.
Так, с 1 января 2022 года участники маркированного товарооборота (производители, оптовики, розница) обязаны передавать данные о движении продукции в систему маркировки «Честный ЗНАК» исключительно через оператора ЭДО (постановления Правительства РФ № 2464 от 31 декабря 2020 года и № 64 от 28 апреля 2021 года).