Простыми словами: чем отличается простой счет на оплату товара/услуги от счета-фактуры?

Ну, что же Денис, вы хотели развернутый ответ - извольте: За окном 22 октября, для бухгалтеров, аудиторов и просто бизнесменов и бизнеследи – это пора налоговой отчетности, в том числе по НДС. Видимо, я так уникально настроил социальный фильтр, что мне в ленте показывают тематические вопросы – один из них, на юридическом форуме, звучал так: «Чем отличается счет и счет фактура?» 

Я, сразу вспомнил А.П. Чехова с рассказом про Каштанку. Одним из главных героев был весьма колоритный персонаж, по имени - Лука Александрович. Он очень гордился своей профессией. Лука был столяр — это более важная профессия, чем плотник. «Супротив человека ты всё равно, что плотник супротив столяра…»

Так вот, если перефразировать Луку Александровича, получится, что «Каштанка супротив человека, все равно, что счет - супротив счет-фактуры». Бессознательные литературные ассоциации натолкнули меня на мысль о подробном разборе существенных отличий. Осознание придет ко всем читателям несколько позднее, сразу после окончания данной статьи 😊

Начну последовательно, с определения единой терминологии. Счет — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары, указывает количество, банковские реквизиты для перечисления безналичных денежных средств. Юристы добавят в это определение, что оплата счета означает акцепт оферты, т.е. - согласие с условиями поставки. Оплатил счет, значит согласен. Не оплатил – не согласен. Счет хоть и является номерным, действует он, по умолчанию, три дня. Некоторые поставщики уточняют в тексте счета другие условия, например - пять банковских дней. По истечении указанного срока, этот счет можно выкинуть в ведро или сложить бумажный самолетик. Он теряет форму оферты. Продавец может не согласиться с поставкой товара или услуги на прежних условиях. В случае, когда покупатель, через месяц, надумал-таки купить товар по старой, указанной в счете цене, этот счет надо перевыставить уже под другим номером и датой. Другими словами – счет это важный, но промежуточный документ. Иногда его называют: счет-договор.

К любому договору, в соответствии с правилами бухгалтерского и налогового учета, прикладываются оправдательные документы. Термин такой. Передачу товара от продавца к покупателю или факт оказания услуги отражают на основании оправдательных документов – акта приема-передачи, в котором отражен факт передачи объекта и/или права собственности на него, а также, риски случайной гибели.

Счет фактура или УПД (универсальный передаточный документ) появляется в самом конце хозяйственной цепочки. Тогда, когда товар или услуга уже окончательно передана и получена покупателем. Порядковый номер и дата составления счета-фактуры, имеют принципиальное значение при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Однако, по требованию «упрощенца» этот документ тоже может быть передан в руки покупателя, даже если он просто коллекционирует их для порядка, но плательщиком НДС не является.

Счет-фактура (УПД) является документом строгой отчетности, и организация обязана хранить ее в архиве в течении 5 (пяти) лет с даты ее выставления. Новый закон, об увеличении срока хранения до 5 лет, вступил в силу в 2021 году. Таким образом: счет, ты можешь не иметь, но счет-фактуру (УПД) иметь обязан! Существует, конечно, и авансовые счета фактуры, но это будет слишком много информации для одной маленькой статьи. Скажу только, что важно в каком налоговом периоде планируется совершить оправдательную (закрывающую) операцию. Возможно, напишу об этом процессе в следующий раз.

Обращаю внимание, что счет-фактура подписывается только юридическим лицом его выставившим. Подписи покупателя этот документ не требует, как и наличия круглой печати общества. Помарки не допускаются.

Налоговым кодексом предусмотрена административная ответственность в виде денежного штрафа в размере 200 (двести) рублей за каждый отсутствующий документ. Ха-ха! Скажете вы, это не высшая мера наказания за расхищение народного имущества. Но, если таких документов наберется несколько тысяч (есть случае куда больших масштабов), то штраф моментально становится существенным. В данном случае, речь идет не только о счетах-фактурах, но и о счетах, актах, товарных накладных, ТТН и т.п.

Исходя из выше указанного, компания #ФинансовыйРевизор активно проводит работы по выявлению слабых и уязвимых мест управленческого и бухгалтерского учета, контроля действующих контрагентов, для защиты собственников бизнеса от «недружественного влияния», последствий неправильной реструктуризации, и других скрытых рисков. Комплексный, инициативный (внутренний), аудит хозяйственной деятельности предприятий и организаций поможет собственникам бизнеса принять необходимые меры предосторожности.

Ну если совсем просто: счёт на оплату - это желание получить деньги, обычно, до отгрузки товара или оказания услуги, но есть и другие варианты.

Счёт-фактура выписывается при отгрузке товара вместе с товарной накладной или с актом выполненных работ, если это услуга. 

Т.е. подтверждает свершившийся факт. 

И ещё счёт-фактура документ налогового учёта для исчисления НДС 

Добрый день

Счет и счет-фактура имеют существенные различия.

Счет — предложение оплатить товар, услугу, продукцию.  Не является обязательным документом.

Счет-фактура — это основание признать вычет по НДС законным. Все реквизиты счета-фактуры, сроки и правила его оформления строго регламентированы. 

Раньше, давно уже, считалось, что счёт-фактура это счёт со спецификацией товара, в которой подробно описывался товар и его количество, а теперь уже никто и не помнит наверное эту разницу и специфику.