С недавнего времени многим сотрудникам предлагали перейти на электронную трудовую книжку: в чем её преимущество или недостатки, стоит ли принимать решение в пользу отказа от бумажной версии трудовой книжки?
Добрый день.
Электронная трудовая книжка пришла на замену традиционному бумажному варианту. Неужели наступило светлое автоматизированное будущее?
Давайте разбираться, как будет работать новый документ, вместе с Екатериной Грошевой, экспертом по налогам малого бизнеса, экспертом школы бизнеса "Я - предприниматель".
Работодатели начали вести трудовые электронные книжки с начала 2020 года. А до 31 октября прошлого года каждый сотрудник должен был получить уведомление о том, что он может присоединиться к проекту и отказаться от бумажной книжки в пользу цифровой версии.
Если сотрудник сохранил бумажный документ
Текущий работодатель (и все следующие) продолжает вести электронную версию книжки наравне с бумажной. А если работник передумает, то в любое время можно перейти на электронную трудовую, написав заявление.
Если сотрудник выбрал электронный документ
Работодатель делает специальную запись в бумажном документе и выдает ее на руки сотруднику. При этом традиционной книжкой можно пользоваться, чтобы, например, сделать скан о предыдущих местах работы и предоставить по требованию. Ну а дальше основным документом, где будет отражена трудовая деятельность человека станет электронная книжка.
Сотрудники, которые будут в 2021 году устраиваться на работу ВПЕРВЫЕ, не смогут сделать выбор между формами носителя карьерных записей – им заведут ТОЛЬКО электронную трудовую.
Чем полезна электронная трудовая сотрудникам:
● новые горизонты в удаленном приеме на работу;
● электронный документ не может потеряться или сгореть;
● пенсия оформляется дистанционно;
● все данные и справки из книжки можно скачать или получить удаленно;
●можно проверить в приложении, как работодатель ведет электронную трудовую;
● электронная трудовая сохраняет все те же сведения, которые вносят в бумажный документ.
Где можно получить данные из электронной трудовой:
● сайт Госуслуг;
● ближайший МФЦ;
● клиентская служба или сайт ПФР.
● предыдущий работодатель.
Чем полезна электронная трудовая работодателю:
● больше не нужно покупать и хранить трудовые книжки;
● можно без проблем исправить документ (прощайте, зачеркивания!);
● нет риска потери или иной порчи;
● нет риска не отдать вовремя трудовую при увольнении.
Но при всех плюсах электронной трудовой книжки для компании, появились дополнительные отчеты и инструкции. К обязательному отчету относится форма СЗВ-ТД (его нужно направлять в ПФР).
Вот в какие сроки предоставляется СЗВ-ТД:
● сотрудник принят на работу или уволился: отправляем СЗВ-ТД на следующий день после дня выпуска приказа (если уволили сотрудника 16 февраля, то отчет отправляем 17 числа);
● сотрудник переведен в другой отдел, на другую должность, и прочие кадровые изменения: передаем СЗВ-ТД не позже 15-го числа месяца, который следует за отчетным (если отчитываетесь за февраль, то 15 марта – крайний срок).