BPM системы нужны крупным компаниям, чтобы эффективно гибков автоматизировать бизнес-процессы. Для компаний малого бизнеса можно использовать инструменты бизнес-процессов в Битрикс24.
Есть масса ресурсов на эту тему. Быстро не расскажешь. Самые популярные в малом бизнесе сейчас AmoCRM и Битрикс24. Мой веминар на тему сравнения. https://www.youtube.com/watch?v=zOcGSZdk-f8