Объяснительные записки стоит писать так, чтобы из них все было понятно о сложившейся ситуации - то есть пишите своими словами, но обязательно сообщайте максимум фактов (лирики и эмоций - минимум).
Посмотрите несколько примеров тут - https://ppt.ru/forms/zapiski/obyasnitelnaya
в объяснении укажите дату назначения Вас на должность; отразите, что акт-приема передачи погрузчика не составлялся; укажите данные конкретных сотрудников (Фамилия, должность), которые могут подтвердить время и иные обстоятельства повреждения стекла.