Предложение о партнерстве – документ, с которого часто начинается ваш диалог с потенциальным партнером и на основе которого складывается впечатление о вас и вашем проекте. Поэтому очень важно поработать над ним как следует, уделить особое внимание содержанию и не упустить из вида нюансы оформления. Партнерское предложение, как и любое другое деловое письмо, должно быть ясным, иметь четкую структуру и соответствовать деловому стилю.
Ясность. В деле составления любого текста, в том числе письма для партнеров, важно, чтобы текст соответствовал цели. Чтобы после прочтения адресат четко понимал, с какой просьбой к нему обращаются и кто это делает. Поэтому никаких уходов от темы, четкость формулировок и предложений. В лаконичной форме вам нужно наиболее емко представить ваш проект и суть вашего предложения.
Четкая структура. Ваше письмо обязательно должно содержать следующие существенные части:
В деловой переписке вы должны вынести тему письма в заголовок. Таким образом, заголовок вашего письмо будет выглядеть как «О сотрудничестве», «Предложение о сотрудничестве» или что-то в этом духе.
Как правило сама просьба/предложение излагается в начале письма и в редуцированной форме повторяется в конце. Просьба/предложение должна содержать название вашей инициативы или организации, обращение к партнеру (через называние имени руководителя, организации или просто местоимение «Вы») и суть просьбы.
Дальше в нескольких абзацах вы должны рассказать о своем проекте (что? где? когда?), почему важно его поддержать и какой интерес в этом может быть у партнера. Если у вас уже есть какие-то впечатляющие достижения и поддержка других авторитетных институций (крупных СМИ, министерств, иностранных партнеров и пр.), не стесняйтесь рассказывать об этом в письме.
Также не забывайте о цифрах: обязательно укажите свои цели в цифрах (количество посетителей мероприятия, людей, которым вы окажете помощь, подписчиков или посетителей вашего сайта). Если вы ищете финансового партнера/спонсора вместе с суммой, которая вам необходима, напишите более подробно, на какие статьи она будет потрачена. Если вам покажется уместным, можете оформить приложением смету проекта и прикрепить ее к письму.
В конце письма выразите надежду на сотрудничество и поблагодарите за уделенное внимание. Это скорее формальность, но без ее соблюдения письмо будет выглядеть не очень вежливым.
Деловой стиль. Партнерское письмо относится к деловой переписке, поэтому текст должен быть предельно четким и ясным, вы должны избегать пространных формулировок и художественности. Прямой порядок слов, избегание индивидуального стиля письма и образности, минимум или отсутствие эмоциональной окраски.
Особое внимание уделите оформлению письма. Официальное письмо имеет свои правила оформления, поэтому предварительно изучите стандарт делопроизводства по этому вопросу.