Если люди работают долго на какой либо работе,то они вырабатывают свой уникальный стиль работы, и обрастают кучей рабочих так называемых "лайфхаков" - вещей для упрощения рабочего процесса, и получения наибольшей выгоды и продуктивности при минимальных затратах времени. Чтобы узнать их секреты, можно просто вежливо их об этом спросить. Это можно сделать в неформальной обстановке, например в столовой на обеде. Представьтесь и сформулируйте максимально понятный и простой вопрос. Возможно успешные сотрудники поделятся с вами своими знаниями.
Зачастую успех эффективного выполнения работы напрямую зависит от правильного управления своим веменем. Думаю, что стоит понаблюдать за успешными сотрудниками: как они распределяют свое рабочее время. Тогда многое сразу станет понятно. Возможно у них уже большой опыт и набитая рука, поэтому основные задачи они выполняют гораздо быстрее остальных.