Думаю, что вам следует использовать CRM систему от offlinecrm ru Она бесплатная, проста в использовании и хорошо подходит для ИП или самозанятых. Сам ею пользуюсь и доволен возможностями системы.
Можно сделать все что нужно на Bpium.
Мощный конструктор CRM со встроенным движком автоматизации.
Позволяет собрать систему под себя и быстро интегрироваться со сторонними сервисами.