Email Soldiers — агентство автоматизированного маркетинга. Здесь создают мультиканальные рассылки, ведут контент-маркетинг, настраивают Power BI отчёты и разрабатывают дизайн email-писем и лендингов.
В команде больше 40 человек в восьми отделах — продажи, директ-маркетинг, верстка, дизайн, разработка, маркетинг, контент и документооборот. Чтобы организовать работу этих отделов, ребята подключили Яндекс.Трекер и создали одну или несколько очередей для каждого отдела.
Основатель агентства Иван Ильин рассказывает, как организована работа с Яндекс.Трекером в Email Soldiers.
Решили проблему тысячи вкладок
До внедрения Яндекс.Трекера мы работали с несколькими инструментами. В двух вели проекты, документами обменивались по почте, Вики тоже была отдельно. Задачи постоянно терялись в разных каналах, а основной таск-трекер был неструктурированный и с кучей лишних элементов. В нем было неудобно работать, поэтому команда его часто игнорировала.
Потом всю основную работу мы перенесли в Яндекс.Трекер. Здесь мы ставим и обсуждаем задачи, обмениваемся документами, подключаем к Трекеру клиентов. Вебинары, созвоны с клиентами и внутренние собрания фиксируем в Календаре. Внутреннюю информацию храним здесь же — в Вики.
Избежали революции и гражданской войны
Каждый сотрудник должен был обязательно зарегистрироваться в Трекере, но мы обошлись без жестких мер.
У нас уже была почта для домена от Яндекса, поэтому переход был безболезненным. Трекер сначала опробовали на одном из отделов, а позже подключили остальных сотрудников. В общем, не пришлось переживать все пять стадий принятия неизбежного.
Переносить задачи из старой системы не стали, просто постепенно закрывали их там, а новые ставили уже в Трекере. Сейчас ведем в нем даже бытовые офисные дела, например, выбираем, какие печеньки купить.
Структурировали работу по отделам
У каждого отдела в Трекере своя очередь: это позволяет сотрудникам видеть только нужные им задачи, а менеджерам — контролировать работу отделов.
Чтобы быстро найти задачи по проектам, мы выделяем их тегами. По ним можно определить количество задач по проекту в каждом отделе и оценить загрузку команды.
Создают очереди и теги ответственные за проект менеджеры. Чтобы не потеряться в очередях и тегах, мы связываем задачи по одному проекту из разных очередей или подзадач. Так, например, дизайнеры могут быстро найти нужный текст в связанной задаче, а писатели вычитать макет после дизайна и верстки.
Визуализируем работу Agile-досками
Посмотреть задачи по очередям можно в виде списка-водопада, но нам нравится создавать Agile-доски, потому что визуальную информацию воспринимать проще, чем просто текст.
На досках карточки с задачами отображаются по колонкам с разными статусами. Каждый сотрудник может зайти в любую доску, уточнить статус задачи и узнать, кто за нее ответственный.
Один из наших продуктов — сервис для сбора контактов LeadPlan — полностью создавался через Яндекс.Трекер. Было легко отслеживать, на каком этапе сейчас работа и кто за нее отвечает.
Некоторые сотрудники создают такие доски не по проектам и отделам, а по своим задачам, чтобы планировать работу — знать, какие задачи требуют доработки, а какие уже закрыли.
Учимся быть продуктивнее — автоматизируем работу
В ближайшее время мы хотим автоматизировать постановку повторяющихся задач. Например, после сдачи проекта и закрытия сделки в CRM-системе настроить автоматическую постановку задач о подготовке документов. Для этого мы уже написали интеграцию с помощью API Трекера.
Еще хотим начать использовать Яндекс.Формы для сбора заявок и опросов клиентов.
