Мне помогает решать эту проблему планирование рабочего времени. На каждый день у меня есть список задач с указанием, сколько времени займет работа по каждой. Если приходит новая задача, которая не вмещается в рабочие 8 часов, то она переносится на следующий день или на тот день, где пока есть достаточно свободного времени. Дел более, чем на 8 часов, не планирую.
Если приходит срочная задача, значит, делаю ее вместо какой-то ранее запланированной. А ранее запланированную переношу на другой день.
Найдите истинную причину, по которой Вы берете так много работы на себя. Наверняка Вами движет некое желание показать себя выгоднее, а возможно есть некий страх отказать или что-то упустить.
Также есть смысл задуматься, насколько Вы действительно не можете её сделать. Возможно, у Вас на полпути возникают другие дела, которые сильно отвлекают Вас, но не настолько важны.
В теории это звучит немножко иначе.
Как успевать сделать всю работу, что берешь на себя? Делегировать полномочия и систематизировать рабочие процессы.
На практике это обычно достигается наймом толкового секретаря.