Как быстро перевести сотрудников на удаленную работу ?

Очень многие руководители столкнулись с этим вопросом и многие из них решили этот вопрос своими силами кто как смог. Но многие мессенджеры, социальные сети и прочие способы коммуникации не удовлетворяют требованиям безопасности данных.

Мы давно пользовались Microsoft Teams и поэтому для нас не составило большого труда собрать свои вещи из офиса и уйти в домашнее "подполье" работать из под одеяла))

Когда вы переходите на удаленную работу, несколько важных правил помогут настроиться на успех, ну или на то, что ситуацию не исправить и стоит переждать.

Организуйте ваше рабочее место

Если у вас нет домашнего офиса - не страшно. Это прекрасный повод покреативить с домашним пространством на временной основе. Вы все равно можете продуктивно работать из дома. Teams создавался как виртуальный офис, который вы можете взять с собой, куда бы вы ни шли.

Все то чем вы пользуетесь каждый день уже есть внутри.

Вместе с тем важно иметь дома выделенное для работы пространство, где вы сможете сосредоточиться и дать понять окружающим, что вас нельзя беспокоить. Укромный уголок на кухне, тихое место в спальне или неиспользуемый стол в гостиной – любая территория покоя может служить рабочим местом. Я например работаю под лестницей :)

Общайтесь, общайтесь и еще раз общайтесь

Хотя многие из нас время от времени работают из дома, мы все равно сильно зависим от ритма и часов, которые мы обычно физически проводим в офисе.

При удаленной работе из дома ваш дневной ритм может меняться. Это особенно актуально для тех коллег, которым приходится сочетать работу с уходом за детьми. Следует четко обсудить с коллегами ваши рабочие часы, когда вы будете для них доступны. Также можно установить статус как в icq, помните?

Кроме того, возьмите себе за правило часто делиться с коллегами информацией по текущим делам. Компании на полном удаленном доступе обычно уделяют большое значение документации, так как это позволяет оставаться на связи, когда вы работаете в разных местах.

Соблюдайте полезные для здоровья ограничения

В отсутствие привычных ритуалов рабочего дня – перерыва на обед или дороги до офиса – отключиться от непрерывной работы может оказаться не так просто. (Я до сих пор не могу это в себе побороть, но я очень стараюсь) Удаленные работники часто долго засиживаются перед монитором компьютера, не делая перерыв на общение и двигательную активность или даже забывая про нормальный прием пищи.

Это может быстро привести к стрессу и выгоранию. Помните, ваше здоровье важнее всего. Выделяйте время на еду, пейте много воды и не забывайте отключаться от работы в конце дня. Когда эти правила войдут в привычку, они не только помогут вам быть здоровыми, но в дальнейшем будут способствовать повышению продуктивности вашей работы.

Организуйте онлайн-встречи

Когда нет физической комнаты для переговоров, самой сложной задачей кажется свести удаленных работников вместе.

Когда вы переносите свои встречи в Teams я советую всем участникам по возможности включать видео, это позволит создать ощущение живого общения и поможет удовлетворить коммуникативные потребности.

Личное визуальное общение имеет колоссальное значение, чтобы люди чувствовали себя вовлеченными.

Будьте внимательными к другим и вовлекайте всех

Перемещение встреч в онлайн может лишить нас некоторых визуальных сигналов, которые мы считываем с коллеги, когда, например, он или она хочет что-то сказать.

Перегруженные телефонные конференции могут создавать сложности некоторым участникам, когда те хотели бы высказать свое мнение. Организатор встречи должен часто останавливаться, чтобы предложить задать вопрос или напоминать участникам об использовании чата для возможности поделиться своими мыслями.

Записывайте ваши встречи

Сейчас совсем не нужно записывать от руки или текстом результаты встречи. вы просто включаете запись мероприятия и в любой момент можете пересмотреть запись и дополнить недостающие детали.

Компенсируйте несостоявшиеся дружеские беседы

Многие говорят, что больше всего им недостает неформального дружеского общения, которое было у них в офисе.

Разговоры у кулера с водой или на кухне не только помогают быть всегда на связи, но и подчас позволяют узнать важную информацию или открывают что-то, о чем мы даже не догадывались. тут поможет только игра фантазии. Считайте сообщения в чате вашим виртуальным кулером с водой и установите себе напоминание общаться регулярно. Эмоджи, гифки и стикеры – отличный способ сделать общение легким и веселым.

Соберите вместе всю команду

Удаленная работа может давать чувство изолированности. Руководителю важно создавать возможности для всей команды собираться вместе виртуально.

Не отказывайтесь от обычного порядка встреч вашей команды, даже если это совместные ланчи, просто совершайте их онлайн. Используйте общий канал в Teams для дискусcий, которые могут оказаться интересными для всех.

Хорошо проведите время!

Со всеми изменениями, которые приходят с перемещением на удаленную работу, важно оставаться в хорошем расположении духа.

Делитесь новостями и историями в чатике с коллегами или проведите фотоконкурс. У нас в компании мы ведем "бортовой журнал" о том кто как переносит самоизоляцию. Делимся фотографиями и мыслями.

Я понимаю, что каждый человек и каждая команда работают по-своему. Но все-таки надеюсь, что эти советы от нашей команды помогут вам работать продуктивно и оставаться на связи и в новых условиях.

----

Всех обнимаю. Крепитесь ребятки

Переход на удаленку требует изменения действующего трудового договора с сотрудником. Необходимо внести в действующий договор изменения и заключить с работником письменное соглашение об изменении условий, в котором указать на дистанционный характер выполняемой работы и условия такой работы.