По началу нужно понять пару важных моментов: не забываем разницу во времени, переговоры начинаются в согласованное время, если нужен доп. материал, подготовить его заранее, не затягивать встречу, избавьтесь от шумов вокруг вас (уединитесь), запишите видео конференции, если она важная.
Далее разберёмся с этапами организаций: выбираем тему общего сбора/совещания, выбирается формат (Доведение информации, общее обсуждение, онлайн совещание или переговоры), подготавливаем все необходимые материалы, назначаем дату и время, придумываем повестку совещания (план выступления), назначаем сотрудника ответственного за вопросы с техникой, записью совещания. И после этого, совещание пройдет в лучшем виде.
Также нужно выбрать приложение, где будет проходить совещание.