Добрый день.
Ваша инструкция по приему сотрудника в штат:
1. Подписание договора с сотрудником, возможны варианты: трудовой и гражданско-правовой.
2. Если подписывается трудовой договор, то оформляете кадровые документы.
3. Регистрируетесь сами в качестве работодателя в фонде социального страхования, если заключили с сотрудником именно трудовой договор. Регистрация требуется лишь при найме первого сотрудника, потом эту процедуру повторять не требуется.
4. Если ваш сотрудник иностранец, то есть дополнительные нюансы (об этом вы можете прочитать здесь https://sovcom.pro/art/kak_ip_nanyat_sotrudnikainostranca
Договор с сотрудником: У вас есть выбор, какой договор подписать со своим будущим сотрудником: трудовой или гражданско-правовой. Выбор договора определяется задачами, которые будет решать ваш сотрудник, но для этого надо знать все нюансы того и другого документа.
Трудовой договор регулируется Трудовым кодексом. Его заключают с сотрудником, который на постоянной основе занимает определенную должность, и выполняет надлежащие обязанности. Кроме своей непосредственной задачи такой работник подчиняется распоряжениям руководства, а также соблюдает требования ваших актов и распорядок, например, графика работы.
При заключении трудового договора ведется трудовая книжка, и вы имеете обязательства по выплате за своего сотрудника взносов на пенсионное и медицинское страхование, нетрудоспособность и травматизм. Кроме этого вы несете обязательства по выплате заработной платы не ниже минимального размера оплаты труда, по оплате больничных листов и пособий. Вы также должны предоставлять и оплачивать отпуск и выплачивать компенсацию при увольнении.
Гражданский договор регулируется Гражданским кодексом и подписывается для выполнения конкретной задачи, которая ограничена временным промежутком. Например, разработка сайта, проведение какой-то акции, организация серии каких-то выступлений на публике и т.д. При такой форме сотрудничества вас должен интересовать результат, а не процесс, поэтому вы не вмешиваетесь в работу исполнителя, но можете проверять промежуточные результаты и, конечно, оцениваете, итог работы. Это означает, что работник с таким договором не подчиняется вашему трудовому распорядку и графику работы, и он также имеете право привлекать для выполнения своей работы третьих лиц (этим лицам он платит сам, если они сотрудничают за вознаграждение).
При заключении гражданского договора трудовая книжка не ведется. Но закон обязывает вас платить за работника пенсионные и медицинские страховые взносы и взносы за травматизм, если это прописано в договоре. Больше вы никаких обязательств не несете. Компенсация при увольнении возможна, если вы о ней договаривались в момент подписания договора и это зафиксировано письменно.
Легко заметить, что по трудовому договору у вас обязательств больше, но не стоит спешить с каждым заключать лишь гражданские договора, стремясь облегчить себе жизнь. Если будущий труд работника соответствует именно трудовому договору, то и придерживайтесь этой формы отношений.
Подмена понятий может неприятно отразиться именно на вас. Во-первых, в контролирующие органы с жалобой может обратиться сам работник. Во-вторых, проверить могут и сами органы. В любом случае установление факта обмана приведет к тому, что вам придется доплачивать недостающие взносы, а также платить штрафы и заключать нужный договор.
Оформление по трудовому договору
Для оформления трудового договора вам потребуется от будущего работника его паспорт, трудовая книжка (если работник у вас работает по совместительству, то не нужна). СНИЛС, военный билет или удостоверение призывника (что есть), документы об образовании, квалификации, переподготовки. Если работа у вас требует специального документа, например, водительские права, медицинскую книжку и т.п., то он также должен быть предоставлен.
Если ваша работа у сотрудника первая, то трудовую книжку на него заводите и оформляете вы.
Кроме этого необходимого пакета документов, работник должен написать заявление о приеме на работу (обязательно), и подписать с вами трудовой договор.
После вы знакомите своего сотрудника со своими трудовыми актами (должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, положения об охране труда и прочее), если они есть.
Трудовой договор составляется в соответствии со статьей № 57 ТК РФ. Документ подписывается в двух экземплярах: один остается у вас, один хранит сам работник.
Получив все документы и подписав все требуемые бумаги, вы оформляете приказ о приеме на работу, личную карточку работника и делаете необходимую запись в трудовой книжке. На это у вас есть три дня.
Дата приказа о приеме на работу не может быть более ранней, чем дата подписания трудового договора. С этим приказом работник знакомится под подпись. А на заполнение трудовой у вас есть неделя с момента подписания договора.
Если вы по трудовому договору нанимаете первого в своем бизнесе работника, то сообщите об этом в ФСС. Гражданский договор обычно этого не требует, но если в договоре предусмотрены ваши выплаты на случай травмы сотрудника, то сообщать также необходимо. И на это у вас есть 30 дней с момента заключения договора. Не уложились в срок или вообще не сообщили, попадете на штраф.
Ваша регистрация в ФСС потребует от вас заявления, копии вашего паспорта, трудовые книжки работников или гражданско-правовые договоры с ними, где прописаны ваши обязательства по выплате взносов на травматизм.
Вне зависимости от того трудовой или гражданский договор вы заключили со своим первым сотрудником, вы обязаны как работодатель зарегистрироваться в Пенсионном фонде. На это у вас есть также 30 дней.
Про налоги
Не забывайте, если вы взяли на работу сотрудника, вы обязаны платить за него налоги в полном объеме и в установленный срок. Кроме этого, вы платите все положенные страховые взносы, а также ведете учет отработанным дням и сдаете нужные отчеты в налоговую.
Кроме того, вы удерживаете из заработка своих сотрудников НДФЛ в размере 13% и перечисляете его в бюджет. На это перечисление у вас есть два дня с момента выплаты зарплаты.
Страховые взносы за своих работников вы платите ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за расчетным.
Про зарплату
Нанимая людей, вы обязуетесь выплачивать им заработную плату. Сроки и порядок выплат регулируются подписанным договором, закон же настаивает на том, что платить вы обязаны дважды в месяц.
Для правильного начисления зарплат вы должны вести кадровый учет и табель рабочего времени. И этот учет является вашей обязанностью, а не желанием.
Если вы выплачиваете зарплату с нарушением сроков, то несете административную и материальную ответственность.
Отчетность по работникам
Имея работников, вы увеличиваете свою отчетность. Впредь вы сдаете ее не только за свой бизнес, но и за них. Вы должны отчитываться перед налоговой, Пенсионным фондом и фондом социального страхования.
В налоговую необходимо сдавать один раз в год данные о количестве работников (до 20 января следующего года), справки 2-НДФЛ по каждому работнику (до 1 апреля следующего года). Ежеквартально вы также сдаете справки по форме 6-НДФЛ за каждого работника. Сдавать можно до 1 числа следующего квартала. Помимо этого сдаете расчет страховых взносов, с ним тянуть можно до 30 числа следующего квартала. Любые просрочки с отчетностью налоговой наказываются. Прежде всего, вам насчитывают штраф. Кроме того, налоговая вправе заблокировать ваш предпринимательский расчетный счет.
Отчеты сдаются и в Пенсионный фонд. Один раз в год по его итогам (до 1 марта следующего года) сдаются данные о страховом стаже. Ежемесячно до 15 числа следующего месяца сдаете еще СЗВ-М.
В фонд социального страхования ежеквартально следует сдавать 4 ФСС. Срок — 25 число следующего квартала.
О нюансах
Заключая с работником договор, бывают нюансы: работник может работать на полставки или временно. И оформление таких отношений имеет свои особенности.
Если работник трудоустраивается на полставки, то ваш алгоритм действий тот же самый, что и на полную ставку, но:
●в заявлении о приеме на работу работник указывает и должность и ставку;
●знакомство с локальными актами происходит под роспись;
●в трудовом договоре особо тщательно прописываются условия по выработке часов и по размеру ставки (вы рассчитываете требуемое количество часов в день, неделю или месяц);
●в приказе о приеме на работу прописывается тот факт, что работник принят на полставки;
●эта же информация указывается в трудовой книжке, но если такой работник работает у вас по совместительству, то его трудовая хранится на основном месте работы, и никакие свои записи вы в нее не вносите.
Если вы нанимаете работника временно, например, на место сотрудника, ушедшего в декрет или оформившего долгий больничный, то у вас есть несколько вариантов действий.
Во-первых, обязанности временно отсутствующего работника можно передать уже работающему у вас сотруднику. При таком варианте вы подписываете дополнительное соглашение и издаете соответствующий приказ. В соглашении указываете о новых трудовых обязанностях и изменениях в зарплате.
Во-вторых, на освободившееся временно место вы можете перевести уже имеющегося сотрудника. При переводе предыдущие обязанности работника с него снимаются, а возлагаются новые. Он не совмещает и то, и другое! Переводом работать можно до года, записи при этом в трудовую никакие не вносятся. Как только прежний работник возвращается к работе, замещающий автоматически перемещается на свою прежнюю должность. Перевод оформляется лишь дополнительным соглашением.
В-третьих, вы можете нанять на эту должность нового сотрудника. Такие отношения оформляются срочным трудовым договором, который оформляется так же как и бессрочный, но в нем прописывается, что работник нанят с целью замещения временно отсутствующего сотрудника. Если вы точно знаете дату возвращения прежнего сотрудника, то в договор следует вписать срок работы нового.
С 2017 года в нашем законодательстве появилось понятие ИП-микропредприятие. К таким предприятиям, относится бизнес с доходом менее 120 млн рублей в год и штатом не более 15 человек. Если вы попадаете под это определение, то по закону «О развитии малого и среднего бизнеса» имеете право не принимать локальных актов касательно трудовых отношений, а все нормы вписывать непосредственно в трудовой договор. Вы можете, конечно, и не отказываться от этих актов или отказаться частично.
Все остальные нюансы по трудоустройству сотрудников у вас не меняются: ведете трудовую книжку, вовремя платите все требуемые отчисления, предоставляете оплачиваемый отпуск и социальные гарантии.
Также об этом вы можете прочитать на сайте школы "Я - предприниматель" https://sovcom.pro/art/kak_ip_prinyat_na_rabotu_sotrudnika