Если вы подписываете от имени собственника договор аренды (найма), то нужна нотариальная доверенность с правом на подписание договора аренды на условиях, которые вы определите.
Либо вы сдаёте квартиру и вам отправляют договор со всеми условиями, которые вы определите с арендатором - по почте, это может удешевить процесс, но затянет процесс подписания договора.
Либо предусмотрите в договоре надлежащий способ подписания договора путём отправки сторонами по электронной почте, подписанного договора. Последний вариант не очень вам подходит из-за специфики арендных отношений, в будущем арендатор может отказаться от подписи на договоре, такой риск имеет место быть.
Выбирать вам.
Спасибо большое!