Сложно ли вам было переводить свою компанию на удаленную работу? С какими трудностями вы столкнулись?
Никаких сложностей с этим нет. Вот примерный чек-лист перевода сотрудников на дистанционную (удаелнную работу)
1) Поговорить со всеми – узнать, у всех ли есть дома:
– необходимый для работы быстрый канал интернета;
– комфортное рабочее место, стол, стул, желательно в отдельной комнате;
– необходимое оборудование – ноутбук или ПК, тел. гарнитура;
Составить список того, что нужно докупить сотурдникам – мебель, оборудование, канал интернета. Договориться, кто и как это будет оплачивать. Напимер, все расходы полностью понесет компания, или, пополам с сотрудником.
2) Поговорить со всеми на тему отвлекающих фактовров:
– маленькие дети;
– строительный шум;
– лежачие больные;
– соседи по коммунальной квартире;
– и т.п.
Объяснить сотрудникам, что работа дома – такая же работа, как и офисе. Нужно минимизировать влияение всех возможных отвлекающих факторов. Попросить сотрудников договориться с детьми или пожилыми родителми, чтобы те не отвлекали от работы.
3) Перенести всю ИТ-инфораструктуру компании в облако, либо только необходимую её часть. Например:
– необходимые документы с файлового сервера перенести в облачное хранилище – Яндекс.Диск, Google.Disk, Dropbox, Битрикс24.диск и т.д.;
– если в компании используется 1С, то тоже пернести её в облако;
– перенести рабочие места сотрудников на сервер с удаленными рабочими столами – RDP доступ.
– если нет IP-телефонии, то тоже начать проект по переходу на облачную VoIP-АТС.
Выполнить все эти шаги с помощью совей ИТ-службы или обратиться к компетенному системному интегратору.
4) Договориться о правилах коммуникации и общих рабочих инструментах для ежедневного общения между собой и с клиентами:
– все всегда должны быть на связи онлайн – правила написания сообщений, скорость реакции на сообщение руководителя или коллеги;
– что мы для этого используем – WahtsApp, Телеграм, Skype, чат Битрикс24, электронная почта, что-то другое;
Зарегистрировать всех сотрудников в едином инструменте коммуникации, убедиться, что все получают сообщения и могут отвечать.
Составить документы с правилами коммуникации и сделать его достпным для всех сотрудников.
5) Единая облачная рабочая среда – рабочий портал компании:
– где и как мы ставим друг дургу задачи онлайн – правила постановки и учета, комментирвоания исполнения, контроля руководителями;
– где и как мы ведем учет работы с клиентами – CRM-система;
– что мы для этого используем – Битрикс24, Google таблицы, эдектронную почту, что-то другое;
Открыть единый аккаунт компании в выбранном рабочем инструменте, например – бесплатно зарегистрировать облачный Битрикс24.
Пригласить туда всех сотурдников, убедиться, что все появились на портале.
6) Облачная База знаний компании – единый источник корпоративной информации.
– где и как мы обучаем сотрудников и собираем общие знания о работе;
– какой инструмент мы для этого используем – Атлас24, базу знаний в Битрикс24, Google документы, Youtube, Телеграм-каналы и т.д.
Создать облачную Базу знаний компании, например Атлас24 в интеграции с Битрикс24. Пригласить туда всех сотрудников. Раздать права доступа и редактирования.
7) Составить необхоимые юридические документы для перехода на дистанционную работу:
– приказ о переходе на дист. работу по всей компании;
– письменное согласие каждого сотрдника;
– допонительные соглашения к трудовому договору о переходе на дистанцонную работу;
Подписать все документы у каждого сотрудника;
8) Составить план переезда сотрудников по домам:
– график переезда – когда и в какое время:
– как перевозим сотрудника с офисной мебелью и ПК – такси, служебная машина компании, личный автотрастпорт сотрудника;
– кто помогает сотрудникам с переездом – выделленая компанда из компании, спец. компания по переезду, кто-то иной.
Выполнить плат переезда к назначенному дню.
Как видите – переезда компании на удаленную работу – это рабочий проект, к планированию и выполнению которого нужно подойти максимально отвественно.
Успешного перехода на дистанционную (или удаленную) работу!
На удаленку удалось перевести только офис, т.к. специфика строительной организации не позволяет зарабатывать сидя дома.
К счастью, мы с самого начала работаем в облаке, поэтому никаких технических трудностей в связи с вынужденной изоляцией у нас не возникло.
Сразу скажу, что на удаленку переводить очень сложно. Характер нашей работы разъездной, а получать заказы удаленно просто жесть. Считаю, что это временная мера. Если все затянеться еще на пару месяцев, можно закрывать бизнес.