Коннект, Трекер, Почта для домена

Согласование командировок в Трекере

2 октября, 11:19

Один из рабочих процессов, которые упрощает Трекер — документооборот в компании. Вместо длинных переписок с множеством адресатов или беготни по кабинетам можно согласовать все документы в Трекере, не вставая со стула.

Например, оформление командировок — в Яндексе в этом процессе участвует не меньше четырех отделов. До появления Трекера командировки согласовывались вручную: сотрудник приходил к руководителю, получал подпись на заявлении и приносил его в отдел кадров. Если кадровик ушел на обед или занят, приходилось зайти еще раз, а потом позвонить и уточнить, подписали ли документы. Еще нужно купить билеты, начислить суточные, потом отчитаться за них — на каждом этапе бумаги могли потеряться или застрять. Оформление командировки растягивалось на несколько недель, суточные не выплачивали вовремя, сотрудник экономил на обедах в поездке, а в бухгалтерии делали документы задним числом.

Теперь в Яндексе на каждую командировку приходится одна задача в Трекере. Сотруднику не нужно караулить руководителя, чтобы добиться письменного согласования, а отдел кадров не потеряет заявление в кипе других бумаг.

Как hr-отдел Яндекса согласовывает командировки в Трекере:

  1. Сотрудник создает заявку на командировку в специальной форме, ее одним кликом подтверждает или отклоняет руководитель.
  2. После подтверждения задача автоматически переходит к подразделению, которое занимается логистикой в командировках. Они передают задачу дальше, купив билеты и поставив статус «Утверждено».
  3. Заявка попадает в отдел кадров, hr-менеджер оформляет приказ на командировку и ставит статус «Утверждено HR» со своей стороны.
  4. Затем задачу забирает бухгалтерия, начисляет суточные и ставит «Утверждено» только после того, как деньги упадут на карту сотрудника.
  5. Задача закрывается бухгалтером, когда сотрудник отчитывается за авансовые платежи.

Многоэтапный процесс скоординирован на одной странице Трекера. Все этапы согласования на виду, действия всех участников фиксируются в задаче. Если сроки поджимают, ответственный получит напоминание, чтобы не тормозить процесс. В любой момент можно вернуться к закрытой задаче, чтобы уточнить информацию или собрать отчетность, для этого не нужно лезть в архив и перебирать папки с личными делами.

Чтобы настроить процесс согласования в вашей команде, воспользуйтесь нашим новым шаблоном — Документооборот. Если вы еще не пользователь Трекера, посмотрите на него в Демотрекере. Чтобы добавить этапы согласования или изменить названия статусов, отредактируйте воркфлоу.