Один из рабочих процессов, которые упрощает Трекер — документооборот в компании. Вместо длинных переписок с множеством адресатов или беготни по кабинетам можно согласовать все документы в Трекере, не вставая со стула.
Например, оформление командировок — в Яндексе в этом процессе участвует не меньше четырех отделов. До появления Трекера командировки согласовывались вручную: сотрудник приходил к руководителю, получал подпись на заявлении и приносил его в отдел кадров. Если кадровик ушел на обед или занят, приходилось зайти еще раз, а потом позвонить и уточнить, подписали ли документы. Еще нужно купить билеты, начислить суточные, потом отчитаться за них — на каждом этапе бумаги могли потеряться или застрять. Оформление командировки растягивалось на несколько недель, суточные не выплачивали вовремя, сотрудник экономил на обедах в поездке, а в бухгалтерии делали документы задним числом.
Теперь в Яндексе на каждую командировку приходится одна задача в Трекере. Сотруднику не нужно караулить руководителя, чтобы добиться письменного согласования, а отдел кадров не потеряет заявление в кипе других бумаг.
Как hr-отдел Яндекса согласовывает командировки в Трекере:
- Сотрудник создает заявку на командировку в специальной форме, ее одним кликом подтверждает или отклоняет руководитель.
- После подтверждения задача автоматически переходит к подразделению, которое занимается логистикой в командировках. Они передают задачу дальше, купив билеты и поставив статус «Утверждено».
- Заявка попадает в отдел кадров, hr-менеджер оформляет приказ на командировку и ставит статус «Утверждено HR» со своей стороны.
- Затем задачу забирает бухгалтерия, начисляет суточные и ставит «Утверждено» только после того, как деньги упадут на карту сотрудника.
- Задача закрывается бухгалтером, когда сотрудник отчитывается за авансовые платежи.
Многоэтапный процесс скоординирован на одной странице Трекера. Все этапы согласования на виду, действия всех участников фиксируются в задаче. Если сроки поджимают, ответственный получит напоминание, чтобы не тормозить процесс. В любой момент можно вернуться к закрытой задаче, чтобы уточнить информацию или собрать отчетность, для этого не нужно лезть в архив и перебирать папки с личными делами.
Чтобы настроить процесс согласования в вашей команде, воспользуйтесь нашим новым шаблоном — Документооборот. Если вы еще не пользователь Трекера, посмотрите на него в Демотрекере. Чтобы добавить этапы согласования или изменить названия статусов, отредактируйте воркфлоу.
