Коннект, Трекер, Почта для домена

Как с помощью Трекера организовать массовый найм сотрудников

25 октября, 11:22

Яндекс.Лицей — проект обучения школьников из разных регионов России и СНГ основам программирования с нуля до уровня Junior разработчика на Python. Занятия проводятся очно в 58 городах, преподаватели — местные специалисты, прошедшие обучение в Яндексе и получающие методическую и техническую поддержку.

Количество учеников растет с каждым годом: в 2017 году их было 1300, а в сентябре 2018 года учебу начали уже свыше 3 тысяч подростков. Пул преподавателей тоже нужно было увеличить более чем в два раза и отобрать больше 100 учителей из 630 кандидатов. Эту работу удалось автоматизировать с помощью Яндекс.Трекера и завершить набор в срок, к началу учебного года. Менеджер Яндекс.Лицея Александр Доморацкий рассказывает, как организовать в Трекере массовый найм сотрудников.

Сбор откликов и личной информации

Все потенциальные кандидаты попадают на страницу лендинга с деталями вакансии — требованиями, условиями, графиком работы — и ссылкой на регистрацию заявки. Форму регистрации мы собрали с помощью Яндекс.Форм — поэтому настроить интеграцию с Трекером было очень легко — в настройках формы это делается в несколько кликов. По каждому кандидату генерируется отдельная задача — его персональная карточка.

Отбор

Таким образом в очереди набора учителей формируется список «задач» — база кандидатов. Менеджер может одним кликом отфильтровать людей в списке по городам, статусам и другим критериям. Например, посмотреть список тех, кто уже выполнил тестовое задание на определенный балл.

Вот как выглядит процесс отбора с точки зрения соискателя:

И с точки зрения менеджеров Яндекс.Лицея:

Воркфлоу в Трекере настроили так, чтобы после каждого этапа кандидат автоматически переходил на следующий. Когда кандидат прошел первое тестирование, проверяющий заходит в задачу и нажимает на кнопку с соответствующим баллом. Балл автоматически проставляется в специальном поле, а в другом поле указывается проверяющий.

Если тест сдан успешно, задача переходит в следующий статус, появляются кнопки для оценки эссе и собеседования. Механика такая же: заполнились нужные  поля, задача перешла в следующий статус, отображается переход кандидата по воронке отбора.

Здесь пунктов для заполнения больше, и мы настроили всплывающий экран с полями для заполнения. Собеседования с кандидатами проводят преподаватели из регионов, которые уже участвуют в проекте. Мы добавляем интервьюера наблюдателем в задачу, и он видит в очереди только тех кандидатов, с которыми будет общаться.

Содержание экрана перехода задается в настройках воркфлоу

Статистика

Нам важно не только автоматизировать процесс отбора преподавателей, но и сохранять статистику по кандидатам и регионам, а также делиться ей с региональными партнерами. Для этого мы настроили дашборды: воронка отбора по регионам, общая воронка отбора с процентами, причины «провалов» кандидатов, количество кандидатов по регионам, статистика по баллам за тестирования, нагрузка на интервьюеров.

Вот примеры дашбордов:

Региональным партнерам нужны только фамилии кандидатов, площадки и статус — прошел кандидат отбор или нет. Если не прошел, то на каком этапе провалился. Поэтому для координаторов из регионов мы собрали отдельный дашборд со статусами кандидатов, пояснениями статусов и воронкой по региону.

Помимо статистики на дашборде можно разместить инструкцию о том, как им пользоваться

Координатор видит на этом дашборде лишь кандидатов из своего региона: для каждого региона введен одноименный компонент, и координатору доступны задачи только с данным компонентом. Для нас это очень удобно — партнеры получают простую и понятную им картину отбора, обновляемую в режиме реального времени.

Коммуникация

Во время отбора преподавателей мы не ведём коммуникацию с каждым отдельно, а делаем рассылки после пройденных этапов. Выбираем кандидатов по статусу, настраиваем отображение поля с электронной почтой в очереди, выгружаем список в XLS, удаляем всё лишнее — список для рассылки готов.

Личное письмо соискателю можно написать прямо из Трекера.

Разрешите отправку писем наружу в настройках очереди.

В течение учебного года при общении с преподавателями мы тоже используем Трекер — особенно для техподдержки. Сотрудники ставят задачи с вопросами — либо напрямую в Трекере, либо через почту, либо заполнив форму, как кому удобнее. Команда поддержки разбирает задачи, отвечает на них, отбивки ответов уходят на почту преподавателей.