Начать работу в Трекере просто — в нём уже есть несколько готовых решений для организации бизнес-процессов.
Что можно менять?
Статусы: показывают, в каком состоянии находится задача.
Типы задач: позволяют вести в очереди несколько процессов по одной теме. Например, для создания промосайта — исследование аудитории, дизайн и разработку.
Резолюции: объясняют причины, по которым задача была закрыта.
Поля: служат для разметки задач и фильтрации в процессе работы, а также для последующего сбора статистики и анализа.
Чтобы освоиться, выберите Базовый вариант. Поработав в нем, вы сможете уточнить детали и перейти на любой другой воркфлоу.
Мы стремились сделать так, чтобы Трекер точно отражал ваш рабочий процесс, поэтому разработали гибкие настройки таких параметров задачи, как статус, тип, резолюция и другие.
Посмотрим, как это работает.
Например, сотрудники отдела в Яндексе, который занимается созданием технической документации и текстов Помощи, описали процесс выкладки текстов.
Мы постоянно выкладываем — «релизим» — тексты. Обычно это делает тот сотрудник, кому нужно выложить свой документ вот прямо сегодня, а остальные просто к нему присоединяются. Присоединяться можно строго до начала сборки пакета. Правда, по некоторым причинам не все хотят, чтобы к ним присоединялись, а с другой стороны — не все готовы собирать сами.
Тот, кто хочет собрать релиз и готов прихватить с собой и чужие документы, заранее создает задачу в соответствующей очереди в Трекере, переводит ее в статус «В ожидании». Этот статус говорит о том, что к релизу можно присоединиться, просто написав комментарий. Если человек не хочет, чтобы к нему кто-то присоединялся, он оставляет статус «Открыт».
Когда исполнитель хочет начать сборку, он меняет статус на «В работе», и это означает, что присоединяться уже нельзя. Оповещение участников о разных этапах сборки происходит в комментариях к конкретной задаче (не лично в мессенджере, не спамом на рассылку отдела). По окончании процесса исполнитель закрывает задачу кнопкой «Выкладка успешно завершена» или «Выкладка не будет завершена» («Закрыт: Не будет исправлено»).
Чтобы людям было сложнее отступить от процесса, мы сильно ограничили набор статусов/резолюций и, соответственно, кнопок. Например, задачу в статусе «В ожидании» вообще нельзя сразу закрыть (может быть, там уже кто-то присоединялся — значит надо выкладывать, даже если передумал), а задачу в статусе «Открыт» можно закрыть только как дубликат (ведь выкладки не было).
В нужные моменты автоматически проставляются даты и пишутся комментарии: например, статус взяли «В работу» — автоматом добавляет комментарий «Начинаю сборку» и проставляет дату.
А теперь посмотрим, как настройки Трекера пригодятся компании, деятельность которой не связана с IT. Представьте, что вы управляете кондитерской или небольшой пекарней.
Помимо постоянного ассортимента, пекарня выпускает к праздникам оригинальные расписные пряники и печенье необычной формы. Идеи обсуждают все вместе, дизайн создает приглашенный специалист, а выпекает изделие дежурный кондитер. Процесс этот не только творческий, но и технологически сложный, в нем задействовано много сотрудников, поэтому хорошая организация очень важна. Трекер позволит вам упорядочить этапы работы и согласовать действия команды.
Процесс создания новой выпечки может выглядеть так:
1. За некоторое время до праздника шеф-повар создает новую задачу (кстати, для этого можно использовать Шаблоны) и переводит ее в статус «Ждем идеи». У сотрудников есть две недели на то, чтобы поспорить про елочку, цвет Деда Мороза и про то, как выпекать оленей — полностью или только голову с рогами.
2. Через две недели обсуждений шеф-повар выбирает самую крутую идею и переводит задачу в статус «Делаем дизайн». Исполнителем задачи автоматически назначается дизайнер.
3. Дизайнер создал эскизы. Он нажимает кнопку «Дизайн готов» и таким образом передает задачу шеф-повару, который должен утвердить проект.
4. Шеф-повар не полностью удовлетворен дизайном, он пишет конструктивный комментарий и снова отдает задачу дизайнеру с помощи кнопки «Доработать дизайн». Задача в этом случае возвращается в статус «Делаем дизайн».
5. Когда дизайнер учел пожелания, шеф-повар переводит задачу в статус «Дизайн утвержден», информация о задаче уходит на специальную рассылку цеха выпечки.
6. Кондитер указывает себя как исполнителя и нажимает кнопку «Начинаем выпекать», задача автоматически переходит в статус «Выпекается». По окончании выпечки кондитер может закрыть задачу как успешно выполненную («Выпечка готова») или с какой-то другой резолюцией («Выпечка не готова: Сгорела», «Выпечка не готова: Тесто не поднялось»).
Помимо воркфлоу, администратор может создавать новые поля задачи. Например, для процесса выпечки отлично подойдут поля, отражающие особенности рецептуры. Так сотрудники сразу увидят важные детали, и можно будет фильтровать задачи: искать пирожки из ржаной или безглютеновой муки, с заменителем сахара или постные.
Конечно, в настоящей пекарне есть еще множество нюансов: формы для выпечки, рецептура теста, связи с поставщиками… Все эти тонкости можно учесть в Трекере, создав связанные задачи в соседних очередях.
Почитать подробные инструкции можно в Помощи: