Коннект, Трекер, Почта для домена

Настройка Трекера под ваш бизнес

17 мая, 15:00

Начать работу в Трекере просто — в нём уже есть несколько готовых решений для организации бизнес-процессов.

Что можно менять?

Статусы: показывают, в каком состоянии находится задача.

Типы задач: позволяют вести в очереди несколько процессов по одной теме. Например, для создания промосайта — исследование аудитории, дизайн и разработку.

Резолюции: объясняют причины, по которым задача была закрыта.

Поля: служат для разметки задач и фильтрации в процессе работы, а также для последующего сбора статистики и анализа.

Чтобы освоиться, выберите Базовый вариант. Поработав в нем, вы сможете уточнить детали и перейти на любой другой воркфлоу.

Мы стремились сделать так, чтобы Трекер точно отражал ваш рабочий процесс, поэтому разработали гибкие настройки таких параметров задачи, как статус, тип, резолюция и другие. 

Посмотрим, как это работает.

Например, сотрудники отдела в Яндексе, который занимается созданием технической документации и текстов Помощи, описали процесс выкладки текстов.

Мы   постоянно выкладываем — «релизим» — тексты. Обычно это делает тот сотрудник, кому нужно выложить свой документ вот прямо сегодня, а остальные просто к нему присоединяются. Присоединяться можно строго до начала сборки пакета. Правда, по некоторым причинам не все хотят, чтобы к ним присоединялись, а с другой стороны — не все готовы собирать сами.

Тот, кто хочет собрать релиз и готов прихватить с собой и чужие документы, заранее создает задачу в соответствующей очереди в Трекере, переводит ее в статус «В ожидании». Этот статус говорит о том, что к релизу можно присоединиться, просто написав комментарий. Если человек не хочет, чтобы к нему кто-то присоединялся, он оставляет статус «Открыт».

Когда исполнитель хочет начать сборку, он меняет статус на «В работе», и это означает, что присоединяться уже нельзя. Оповещение участников о разных этапах сборки происходит в комментариях к конкретной задаче (не лично в мессенджере, не спамом на рассылку отдела). По окончании процесса исполнитель закрывает задачу кнопкой «Выкладка успешно завершена» или «Выкладка не будет завершена» («Закрыт: Не будет исправлено»).

Чтобы людям было сложнее отступить от процесса, мы сильно ограничили набор статусов/резолюций и, соответственно, кнопок. Например, задачу в статусе «В ожидании» вообще нельзя сразу закрыть (может быть, там уже кто-то присоединялся — значит надо выкладывать, даже если передумал), а задачу в статусе «Открыт» можно закрыть только как дубликат (ведь выкладки не было).

В нужные моменты автоматически проставляются даты и пишутся комментарии: например, статус взяли «В работу» — автоматом добавляет комментарий «Начинаю сборку» и проставляет дату.

Вот так выглядит воркфлоу очереди после настройки.

А теперь посмотрим, как настройки Трекера пригодятся компании, деятельность которой не связана с IT. Представьте, что вы управляете кондитерской или небольшой пекарней.

Помимо постоянного ассортимента, пекарня выпускает к праздникам оригинальные расписные пряники и печенье необычной формы. Идеи обсуждают все вместе, дизайн создает приглашенный специалист, а выпекает изделие дежурный кондитер. Процесс этот не только творческий, но и технологически сложный, в нем задействовано много сотрудников, поэтому хорошая организация очень важна. Трекер позволит вам упорядочить этапы работы и согласовать действия команды.

Процесс создания новой выпечки может выглядеть так:

1. За некоторое время до праздника шеф-повар создает новую задачу (кстати, для этого можно использовать Шаблоны) и переводит ее в статус «Ждем идеи». У сотрудников есть две недели на то, чтобы поспорить про елочку, цвет Деда Мороза и про то, как выпекать  оленей — полностью или только голову с рогами.

2. Через две недели обсуждений шеф-повар выбирает самую крутую  идею и переводит задачу в статус «Делаем дизайн». Исполнителем задачи автоматически назначается дизайнер.

3.  Дизайнер создал эскизы. Он нажимает кнопку «Дизайн готов» и таким образом передает задачу шеф-повару, который должен утвердить проект.

4.  Шеф-повар не полностью удовлетворен дизайном, он пишет конструктивный комментарий и снова отдает задачу дизайнеру с помощи кнопки «Доработать дизайн». Задача в этом случае возвращается в статус «Делаем дизайн».

5.  Когда дизайнер учел пожелания, шеф-повар переводит задачу в статус «Дизайн утвержден», информация о задаче уходит на специальную рассылку цеха выпечки.

Настройка действий при переходе между статусами в редакторе воркфлоу.

6. Кондитер указывает себя как исполнителя и нажимает кнопку «Начинаем выпекать», задача автоматически переходит в статус «Выпекается». По окончании выпечки кондитер может закрыть задачу как успешно выполненную («Выпечка готова») или с какой-то другой резолюцией («Выпечка не готова: Сгорела», «Выпечка не готова: Тесто не поднялось»).

Помимо воркфлоу, администратор может создавать новые поля задачи. Например, для процесса выпечки отлично подойдут поля, отражающие особенности рецептуры. Так сотрудники сразу увидят важные детали, и можно будет фильтровать задачи: искать пирожки из ржаной или безглютеновой муки, с заменителем сахара или постные.

Конечно, в настоящей пекарне есть еще множество нюансов: формы для выпечки, рецептура теста, связи с поставщиками… Все эти тонкости можно учесть в Трекере, создав связанные задачи в соседних очередях. 

Почитать подробные инструкции можно в Помощи:

15 комментариев
Когда трекер только вышел в бете - сразу хотелось его попробовать. Потом подключили пробный период в Коннекте. Теперь этот пробный период уже закончился, а мы так и не поняли что это и с чем едят. Помощь есть, конечно, но не сильно информативная она. Хотелось бы иметь how-to на прикладных примерах. Например, как организовать процесс согласования договора. Или, например, запустить заявку в отдел снабжения, получить на нее счета от него, отправить на согласование руководителю и т.п. Чтобы на примере были расписаны пошагово действия.
Потому что малым предприятиям, особенно далеким от IT, у которых нет опыта работы с масштабными CRM - разобраться в Трекере и пользоваться им хочется, но крайне не получается.
А ведь таких предприятий среди пользователей Коннекта - должно быть много
admin@plusrus.yaconnect.com
31 мая, 15:50
Akh,
присоединяюсь

Masha
Сотрудник Яндекса1 июня, 14:18
Akh,
Вы правы, и мы работаем над такими материалами. Вот пример - выше, в этом блоге - рассказываем о том, что и как можно сделать в Трекере не только в виде структурированной Помощи, но и с примерами. 

Masha,
Нужно больше примеров, хороших и разных! )
Masha
Сотрудник Яндекса1 июня, 17:56
Akh,
Конечно! ;) 

ooo.ak.premier
13 июля, 08:58
Masha,
Предлагаю изменить тариф для тех, кто медленно осваивает:
после окончания бесплатных 60-ти дней оставить возможность бесплатно работать 2-м сотрудникам.
Так ИТ-сотрудники смогут продолжать исследовать и допиливать сервис под компанию, демонстрирую результаты руководству.
БФ "Дом добра"
1 августа, 20:57
ooo.ak.premier,
Да, присоединяюсь, и надеюсь Masha L донесет этот тезис своей команде. Идея идет хорошей дорогой, но, например нам, как благотворительному фонду, приходится воевать с более громоздким битриксом, зато базовый вариант там бесплатный. Нам сложно объяснять нашим жертвователям любые дополнительные административные расходы, пусть даже небольшие на начальном этапе.
Masha
Сотрудник Яндекса2 августа, 14:49
ooo.ak.premier,
Ну нам все-таки кажется, что 60 дней должно быть достаточно для настройки и освоения... Если не хватает, то проблема, скорее, не в сроке, а в  том, как идет процесс настройки, хватает ли материалов и т.п. - вот над этим мы работаем, хотим добавить всякого и упростить процесс начала работы. 
Masha,

Так эти 60 дней уже истекли, пока вы работали над упрощением процесса начала работы. И возвращаться к такому непонятному продукту на возмездной основе - не хочется.
Лучше открыть доступ к трекеру для двух пользователей в демо-режиме, в котором можно будет обкатать все сценарии - а после уже принимать решение о дальнейшем внедрении.
В противном случае - сугубо нишевый продукт получается.
admin@sunwer.yaconnect.com
13 июня, 14:17
Дайте пример на основе Scrum, как создавать и использовать story и epic-и, просто после TFS-а как то не очень понятно и удобно.


И пару предложений:
1) сделайте значки для статусов/типов задач больше (как в jira или tfs), epic-фиолетовые, story-зеленые и тд. Ваши значки с мелкими точками не очень информативны просто.
2) в баклоге (история) не отображаются спринты.
3) это конечно вряд ли сделают но все же предложу, группировку как в tfs, то есть есть epic, под ним раскрываются story, под ним дальше задачи, все это в виде иерархий дерева. Особенно удобно на планерках, когда нужна общая картина всех задач.
4) на доске agile задачи вообще не информативны. Не понятно кому принадлежит, какой приоритет. Это все есть, просто в мелких иконках и вечно наводить и ждать хинт не очень удобно. Так же при группировке по эпикам, в свернутом режиме, отображается системное имя Эпика а не его Название которое было задано при созданий.
5) на вкладке спринты в agile при созданий эпика вечно нужно вводить название текущей очереди.
6) в модальном окне быстрого просмотра задач, вкладка файлы не работает.


Мобильный трекер так совсем сыроват по моему.


Спасибо.
admin@sunwer.yaconnect.com
13 июня, 14:33
admin@sunwer.yaconnect.com,
7) размер бокса (ширина) задачи в доске по меньше.
admin@sunwer.yaconnect.com
13 июня, 17:59
admin@sunwer.yaconnect.com,
8) в очереди scrum, при закрытий задачи не срабатывают настроенные резолюций 
Masha
Сотрудник Яндекса15 июня, 18:34
admin@sunwer.yaconnect.com,
Добрый вечер! Собирали-собирали ответы - отвечаем :)

1) сделайте значки для статусов/типов задач больше (как в jira или tfs), epic-фиолетовые, story-зеленые и тд. Ваши значки с мелкими точками не очень информативны просто.
Спасибо за замечание, подумаем. 



2) в баклоге (история) не отображаются спринты.
Вот тут долго думали, но все равно не поняли - расскажите, что имеется ввиду, можете, пожалуйста, развернуть мысль, а лучше показать на скриншоте.



3) это конечно вряд ли сделают но все же предложу, группировку как в tfs, то есть есть epic, под ним раскрываются story, под ним дальше задачи, все это в виде иерархий дерева. Особенно удобно на планерках, когда нужна общая картина всех задач.
О! Мы тоже такое хотим! :) Но пока еще не сделали :( 



4) на доске agile задачи вообще не информативны. Не понятно кому принадлежит, какой приоритет. Это все есть, просто в мелких иконках и вечно наводить и ждать хинт не очень удобно. Так же при группировке по эпикам, в свернутом режиме, отображается системное имя Эпика а не его Название которое было задано при созданий.


И тут скоро будут изменения, уже готовим. 



5) на вкладке спринты в agile при созданий эпика вечно нужно вводить название текущей очереди.
Тут тоже будут изменения.

6) в модальном окне быстрого просмотра задач, вкладка файлы не работает.
Ой, бага. Спасибо, чиним. 

7) размер бокса (ширина) задачи в доске по меньше.
Не понятно :( Это бага или пожелания? Поясните, пожалуйста. 
8) в очереди scrum, при закрытий задачи не срабатывают настроенные резолюций 
Нужны детали, поясните, пожалуйста, а то похоже на багу,  но мы сами не смогли воспроизвести
admin@sunwer.yaconnect.com
16 июня, 17:52
Masha,


2) в баклоге (история) не отображаются спринты.

Я имел ввиду, можно ли в очереди создавать спринты без доски ? (С другой стороны спринты это ведь agile-ная фича)


7) размер бокса (ширина) задачи в доске по меньше.

Пожелание ) Просто когда только три колонки, ширина задачек (самой разметки) растягивается и становятся слишком широкими, лучше один статичный размер для всех (опять же я из tfs-a все подсматриваю)
_____________________    _____________________    _____________________
| todo                       |   |in progress            |   | done                       |
|<=static width=>|   |<=static width=> |   |<=static width=>|
|____________________|   |____________________|   |____________________|


8) в очереди scrum, при закрытий задачи не срабатывают настроенные резолюций 

Когда создается очередь по медоту SCRUM, создается 4 типа задач в очереди с одной резолюцией "Решен". Я зашел в "Администрирование очереди>Типы задач" и добавил дополнительные резолюций к типам задач. Теперь при закрытий задачи, трекер должен был закрыть задачу и предложить мне принять одну из резолюций (закрыт/решен, закрыт/дубликат, закрыт/Не будет исправлено), но увы не предлагает.
ссылка




Дополнительно:
Баги
9) При смене интерфейса на анг язык, трекер все равно создает колонки на доске agile на рус языке.
10) в очереди, когда добавляешь поле "описание" ничего не срабатывает


Пожелания
11) хинты долго срабатывают :( (например если решил написать резко в ямб) )


12) можно ли как то в дашборде настроить виджет, который будет отображать мне все изменения и действия (такой у jira есть)


Спасибо.



Владимир Чеботарёв
30 августа, 17:00
Нужны единицы измерения, помимо просто числовых полей. И указание валюты.
Обновлено 30 августа, 17:01