Некоторые цифры
- 350 человек в отделе кадров (всего)
- 500 задач в день создается в очереди HR
- 30-40 задач в час обрабатывает менеджер по оформлению командировок и отпусков
В Яндексе больше восьми тысяч сотрудников в пятнадцати городах России. Каждый день HR-отдел должен оформить десятки новых сотрудников, увольнений, отпусков. Есть еще больничные, командировки, декреты и смены должностей. Как справляться с гигантским объемом информации HR-отделу помогает Яндекс.Трекер, рассказала руководитель группы кадрового учета Ксения Пирогова.
Автоматизация больших объемов
В небольших компаниях работа отдела кадров обычно построена на личном общении: директор вызывает кадровика и поручает, например, нанять человека, кадровик в свою очередь вызывает нового сотрудника в кабинет, просит принести документы. Минус такого формата — информация нигде не сохраняется, и поэтому часто бывают ошибки. С нашими объемами такого нельзя себе позволить. В Трекере всё фиксируется, а типовые процессы мы автоматизируем. Например летом на работу выходит много стажеров. Благодаря тому, что все процессы автоматизированы, мы можем не нанимать отдельного сотрудника для работы с ними. То же самое с оформлением командировок, отпусков. Раньше менеджеры вручную формировали приказ на каждую командировку, в день удавалось обработать 80-100 задач. Сейчас для формирования приказа менеджеру достаточно нажать две кнопки, и в час можно обработать 30-40.
Удобно в компании любого размера
Трекер удобен тем, что его можно приспособить под компанию любого размера. У нас, например, очень много задач, и под каждый тип задач у меня как у руководителя есть отдельный дашборд. Более того, бывает, что в задаче — несколько подзадач, потому что новому сотруднику, например, нужно настроить оборудование, оформить документы, организовать систему обедов — у каждой задачи свой исполнитель. При этом в питерском офисе Яндекса сидит один менеджер на все задачи, и у нее один дашборд на всё: вот здесь увольнения, здесь прием, здесь отпуска. Когда компания небольшая, это лучший формат.
Формы типовых документов
С помощью Трекера и Форм удобно заполнять документы. Мы создали формы под все типовые задачи: заявление на отпуск, заявки на разные справки, анкета нового сотрудника, оформление больничного. Сотрудник просто заполняет онлайн стандартную форму, и в наш отдел автоматически формируется тикет. Можно сразу настроить, на кого из менеджеров будут распределяться разные формы и в какую очередь они попадут в зависимости от внесенных данных. Так мы не теряем в почте и устных просьбах ни одну задачу и все выполняем в срок. В форме сразу есть поля под всю необходимую информацию, и нам не нужно писать пятое письмо подряд, если новый сотрудник опять забыл прикрепить данные ИНН.
Задача по каждому запросу
Несмотря на то, что почти для всех процессов мы используем Трекер, некоторые сотрудники по привычке продолжают писать на почту с разными вопросами. Это не обязательно большая задача, но, например, вопрос по графику работы, оплате больничного. По каждому запросу у нас все равно создается задача в Трекере, где руководителю удобно назначить исполнителя, дедлайн и прокомментировать, если нужно. Даже тех, кто заходит к нам лично, мы просим продублировать запрос в Трекере, чтобы точно ничего не забыть (если не смогли ответить сразу голосом, конечно).
Подзадачи больших задач
В Трекере удобно работать с большими задачами. Например, как я уже говорила, в «нанять сотрудника» может входить «настроить оборудование», «оформить страховку» и так далее. Бывают более глобальные задачи, например, присоединить целый отдел. Когда мы объединялись с Uber, в главной задаче было много подзадач с разными исполнителями и сроками. Это очень удобно: сразу видно, где что провисает, что тормозит процесс в целом.
Сбор статистики для компании
Поскольку все приемы новых сотрудников проходят через стандартную форму и фиксируются в Трекере, мы можем отслеживать статистику: пиковые даты, текучку по отделам. То же самое и с другими процессами — можно следить за динамикой, чтобы оптимизировать работу.
Отслеживание загрузки внутри отдела кадров
В Яндексе в HR-отделе 350 сотрудников. В Трекере я отслеживаю в том числе и загрузку. У меня есть отдельный дашборд, где видно, у кого сейчас сколько задач в работе, сколько выполнено, например, в месяц, сколько простаивает. При этом, когда в Трекере фиксируется всё, вплоть до мелких задач, с которыми раньше подходили лично, можно отслеживать реальную нагрузку на группу.
