Коннект, Трекер, Почта для домена

Трекер для управления целями

12 октября, 11:59

Яндекс.Трекер помогает решать не только ежедневные рабочие вопросы. С ним можно ставить, отслеживать и анализировать стратегические задачи, или цели.

В любом деле важно понимать: «А зачем вообще это нужно?» Когда сотрудники видят и разделяют цели компании, они более осознанно относятся к своим обязанностям, лучше справляются с ними — на этом основан подход «Управление по целям».

Трекер поможет сделать работу с целями более прозрачной, логичной и упорядоченной. Мы подготовили специальный шаблон очереди с оптимальными настройками. Каждая задача в ней и будет являться целью.

Пошаговый рецепт

  1. Создайте новую очередь, используя шаблон «Управление целями». Воркфлоу, то есть жизненный цикл задач этого типа, уже настроен:
    • «Новая» (цель поставлена);
    • «По плану» (связанные задачи выполняются, прогресс соответствует ожиданиям);
    • «Есть риски» (достижению что-либо угрожает);
    • «Заблокирована» (не выполнена одна из связанных задач, достижение цели при таких условиях невозможно),
    • «Отменена»;
    • «Достигнута».

    Между статусами разрешены любые переходы. Ведь на достижение цели влияет множество факторов, и ситуация может многократно меняться.

    Если ваши цели проходят иные этапы, администратор организации может создать новые статусы. А владелец очереди — изменить заданный шаблоном воркфлоу.
  2. Создавайте задачи типа «Цель». Исполнителем может быть управляющий структурным подразделением либо сам руководитель организации. Добавляйте описания, приглашайте коллег к обсуждению.
  3. Добавляйте связи с другими процессами, влияющими на цель. Если достижение невозможно без выполнения какой-либо задачи, используйте связь «Зависит от / Блокирует».
  4. Отслеживайте динамику с помощью дашборда. Это удобно: можно собрать виджеты со статистикой по всем целям на одном экране.
  5. Закрывайте задачи, используя набор резолюций: «Перевыполнено», «Успешно», «Позже», «Дубликат», «Не делаем».

Как это работает

Например, владельцы фабрики окон хотят нарастить прибыль компании.

По итогам обсуждения с директором и представителями разных отделов желание формируется в конкретную достижимую цель «Увеличить прибыль на 50% в течение года». С ней связаны задачи, к примеру «Увеличить продажи на 25%», «Автоматизировать производственную линию», «Повысить квалификацию рабочего персонала», «Найти поставщиков фурнитуры с более низкими ценами» и так далее. У каждой из них будут свои связи и тактические подзадачи.

В очередь Цели (goals) ставится задача «Увеличить прибыль на 50%»

Распределяются роли исполнителей и наблюдателей, ставятся дедлайны, идет обсуждение конкретных действий. Работа началась — все «По плану».

Спустя несколько месяцев выясняется, что объем продаж растет медленно и не все рабочие успевают освоить новую технику. После того, как ответственные оценили ситуацию, они переводят задачу в статус «Есть риски». Если же какая-то из критически важных связанных задач не выполнена, то придётся изменить статус цели на «Заблокирована». Команда анализирует причины, ищет и пробует новые подходы.

Но вот ситуацию удалось исправить, и за год прибыль выросла в полтора раза. Цель получает статус «Достигнута» с резолюцией «Успешно». Или «Отменена» с резолюцией «Не делаем» — если фабрика, например, переквалифицировалась на производство дверей.

Так Трекер помогает перевести стратегию достижения цели на язык конкретных задач и этапов-статусов. Это понятно и удобно:

  • Цели и шаги по их достижению можно согласовать со всеми вовлеченными сторонами. Ощущение причастности повысит мотивацию сотрудников.
  • Процесс остается гибким. Набор блокирующих задач можно расширять или сужать в зависимости от обстоятельств. Обновлять можно и саму цель.
  • Если задача нижнего уровня блокирует цель, это отражается на ее странице, в поле связей под соответствующим заголовком. Исполнитель видит, что его работа влияет на организацию в целом, и это повышает чувство ответственности перед коллегами.
  • Связи с другими задачами наглядны. Руководитель видит слабые и сильные места в работе компании.
  • Весь процесс, ведущий к достижению или отмене цели, документируется. Обмен информацией упорядочен. Завершенные кейсы удобно анализировать и искать верные и неверные решения, чтобы учесть этот опыт при постановке новых целей.
На странице рабочей задачи всегда видная связанная задача-цель

Планируйте и развивайтесь вместе с Трекером!

Больше инструкций по настройке Трекера — в Помощи: