Новая возможность позволяет видеть в задаче не только обсуждение с коллегами, но и информацию, поступающую извне.

Письмо, отправленное из задачи, и все ответы на него прикрепляются к задаче в виде комментариев. При этом ваши адресаты не видят ни саму задачу, ни другие комментарии, которыми вы обмениваетесь с коллегами.

Посмотрим, как может быть устроена работа, например, над предоставлением коммерческого предложения.

Представим, что вам поступил запрос от клиента — по почте, указанной на вашем сайте или визитной карточке. Этот адрес заранее привязан к очереди в Трекере, так что письмо автоматически создает задачу.

Ответственный за подготовку предложения может обсудить задачу с коллегами в комментариях, при необходимости создать задачи для смежных отделов.

Когда информация собрана и предложение подготовлено, его можно отправить прямо из задачи как ответное письмо. При этом «кухня » не будет видна клиенту: он получит только одно письмо с предложением. Его ответ станет комментарием в этой же задаче. Вы можете продолжать обсуждать детали с коллегами — записи-комментарии не будут видны внешнему адресату.

Таким образом, весь процесс работы (обсуждение, подготовка и отправка коммерческого предложения) собран воедино: все обоснования и комментарии, все ответственные за принятие решений о стоимости услуг — всё записано и сохранено. При необходимости можно в любой момент вернуться к задаче и вспомнить детали.

Чтобы настроить Трекер для отправки писем из задач:

1. Включите отправку писем в настройках очереди:

2. Укажите почтовый адрес в настройках очереди, чтобы задачи создавались по письму.

3. Отправлять письма из задачи можно, нажав на кнопку Письмо или переключив режим в форме комментария.

Что ещё можно настроить:

• Воркфлоу с нужными вам статусами и переходами — например, статус «Предложение отправлено, ждем ответ» поможет фильтровать задачи разной степени готовности.
• Перевод задачи в другой статус по комментарию. После ответа на ваше письмо задача автоматически получит новый статус, а следовательно попадет в соответствующий фильтр или дашборд.