Правила обработки писем

Внимание. Согласно пункту 3.7 оферты, при подключении доступа администратор обязан уведомить об этом всех пользователей и, при необходимости, получить их письменное согласие (если они не давали его ранее).

Правила обработки писем доступны для организаций, которые подключили «Оптимальный» или «Расширенный» тариф.

Администратор организации может настраивать правила, по которым Почта будет обрабатывать письма сотрудников автоматически: пересылать на другой адрес или удалять из ящика получателя. Настроить правила можно только для ящиков на домене организации.

Правила можно создавать, редактировать, перемещать в списке, чтобы менять приоритет, и удалять, если они больше не нужны.

Ограничения

  • Правила начинают работать через 10 минут после их создания. Если вы отредактируете условия или порядок выполнения правил, они начнут работать по-другому также через 10 минут.
  • Всего можно добавить не более 200 правил и не более чем для 30 действий одновременно. Например, вы можете добавить одно правило, по которому в ящике сотрудника удаляются письма, и второе, по которому письма пересылаются на 29 других адресов, – это 30 действий в сумме.

Создать простое правило

Например, сотрудник ушел в отпуск, и нужно пересылать все письма, которые ему приходят, на ящик другого коллеги.

  1. В меню слева выберите Почта → Правила для писем.
  2. Нажмите кнопку Добавить.
  3. В блоке Если выполнено составьте условие для обработки писем. Выберите Кому → содержит и укажите электронную почту того, кто будет в отпуске.

    Правило может состоять из одного или нескольких условий. В каждом условии есть параметр, его значение и то, насколько строго выполняется условие. Подробнее о том, как правильно составить условие, см. в специальной статье.

  4. В блоке То это письмо выберите Переслать на адрес и укажите адрес коллеги, который будет получать письма.
  5. Нажмите кнопку Создать правило.

Создать сложное правило

  1. Добавить несколько условий
  2. Добавить вложенную группу условий

Добавить несколько условий

Например, сотрудник получает письма от коллег и коммерческие предложения от клиентов компании. Чтобы в его отпуске пересылать другому коллеге только коммерческие предложения, настройте два условия, которые будут выполняться одновременно:

  1. В меню слева выберите Почта → Правила для писем.
  2. Нажмите кнопку Добавить.
  3. В блоке Если выполнено выберите все условия, чтобы условия выполнялись одновременно.
  4. Составьте условия для обработки писем (задаются так же, как для простых правил). Выберите Кому → содержит и укажите электронную почту того, кто будет в отпуске.
  5. Нажмите кнопку условие.
  6. Задайте второе условие: Тема → содержит и введите «коммерческое предложение».
  7. В блоке То это письмо выберите Переслать на адрес и укажите адрес коллеги, который будет получать письма.
  8. Нажмите кнопку Создать правило.

Добавить вложенную группу условий

Группы пригодятся, чтобы объединить условия, которые должны выполняться одновременно. Можно добавлять группы до четырех уровней вложенности.

Например, сотруднику приходят письма от коллег, от конкретного клиента компании, а еще он отвечает всем клиентам на вопросы о договорах (если в письме приложен файл). Сотрудник уходит в отпуск, и вы хотите настроить правила так, чтобы письма от конкретного клиента компании, а также вопросы о договорах пересылались другому сотруднику. Для этого нужно добавить одно обычное условие, а также два условия, объединенных в группу:

  1. В меню слева выберите Почта → Правила для писем.
  2. Нажмите кнопку Добавить.
  3. В блоке Если выполнено выберите одно из условий.
  4. Составьте условия для обработки писем. Выберите От кого → содержит и укажите электронную почту клиента, от которого приходят письма.
  5. Нажмите кнопку группа условий.
  6. Задайте условия:

    • Тело письма → содержит и введите «Договор»;
    • Вложение → есть.
  7. В блоке То это письмо выберите Переслать на адрес и укажите адрес коллеги, который будет получать письма вместо того, кто в отпуске.
  8. Нажмите кнопку Создать правило.

Задать порядок выполнения правил

Правила выполняются по порядку — чем выше правило в списке, тем раньше оно выполнится. Если для нескольких правил с одинаковыми условиями были заданы действия, которые не могут выполняться одновременно, то сработает правило, расположенное выше в списке.

Переместить правило

  1. В меню слева выберите Почта → Правила для писем.
  2. Нажмите кнопку Редактировать.
  3. Слева от правила нажмите значок и, удерживая его, переместите правило на позицию выше или ниже.
  4. Нажмите кнопку Сохранить изменения.

Включить стоп-правило

Если правило, в котором включена опция Стоп-правило, сработает, то правила, расположенные ниже, выполняться не будут. Если правило с опцией не сработает, то выполнятся все правила, расположенные ниже.

Например, сотрудник получает коммерческие предложения от клиентов компании и письма от коллег. На время отпуска его обязанности разделили: один коллега будет работать с коммерческими предложениями, а другой — отвечать на остальные письма. Создайте два разных правила:

  1. Письма для сотрудника в отпуске, которые содержат фразу «коммерческое предложение», пересылать первому коллеге (опция Стоп-правило включена):

    Задайте правило и нажмите кнопку Создать правило.

  2. Пересылать письма второму коллеге:

    Задайте правило и нажмите кнопку Создать правило. Так как это правило расположено ниже того, в котором включена опция Стоп-правило, пересылаться будут все письма, кроме коммерческих предложений.

Редактировать правило

  1. В меню слева выберите Почта → Правила для писем.
  2. Нажмите кнопку Редактировать.
  3. Справа от нужного правила нажмите значок .
  4. Отредактируйте правило и нажмите кнопку Сохранить изменения.

Удалить правило

  1. В меню слева выберите Почта → Правила для писем.
  2. Нажмите кнопку Редактировать.
  3. Справа от правила нажмите значок . Чтобы удалить все действующие правила, нажмите кнопку Удалить все.
  4. Нажмите кнопку Сохранить изменения.