Чтобы грамотно ответить на негативный отзыв и не усугубить ситуацию, необходимо соблюдать несколько правил:
Во-первых, нужно вести себя максимально корректно - не хамить и не переходить на личности. Продолжайте вести официально-доброжелательное общение независимо от реакции клиента.
Во-вторых, не нужно оставлять формальных, шаблонных ответов. Задавайте уточняющие вопросы и постарайтесь разобраться в ситуации. Это особенно полезно, если отзыв был оставлен конкурентом - так вы покажите, что ситуация, описанная в отзыве, попросту выдуманная.
Если же отзыв настоящий и основания для негатива есть, обязательно признайте свою вину и, если есть такая возможность, предложите в качестве компенсации небольшой подарок или услугу. Например, если это отзыв о бракованном товаре, предложите заменить его на исправный за свой счет и извинитесь за доставленные неудобства. Этим вы покажете, что клиент для вас важен, а подобные ошибки - всего лишь случайности.