Внешние контакты

Внешние контакты — это пользователи не из вашей организации. Например, это могут быть сотрудники компаний-партнеров, подрядчики, клиенты или заказчики. Добавьте внешние контакты в Яндекс 360 для бизнеса и они появятся в Почте, Календаре и Диске. Так сотрудники вашей организации смогут вести с ними переписку, добавлять их в группы рассылок, назначать им встречи.

Ограничения

Вы можете добавить до 200 000 внешних контактов для одной организации.

Добавить

Загрузить списком

Добавить в вашу организацию сразу несколько внешних контактов можно с помощью CSV-файла.

Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.
Если вы впервые добавляете внешние контакты, нажмите кнопку Загрузить список в середине экрана.

Если у вашей организации уже есть внешние контакты, над таблицей с ними нажмите кнопку Добавить и выберите Загрузить списком.

Подготовьте CSV-файл:

Нажмите Шаблон, чтобы скачать шаблон CSV-файла для загрузки внешних контактов.

Заполните файл своими данными:

Разделитель полей в файле — запятая.
Первую строку оставьте неизменной — это заголовки полей.
По образцам в строках 2 –6 добавьте в файл данные внешних контактов. Строки с образцами удалите.
Значение полей, которые содержат внутри запятую, указывайте в прямых кавычках. Например, "ул. Льва Толстого, 16".

Значение в поле с электронной почтой должно быть уникальным. Если в файле будет содержаться строка с адресом электронной почты, который уже есть в списке внешних контактов вашей организации, такой файл вызовет ошибку загрузки.

Описание других полей


N	Поле	Что содержит	Комментарий
1	last_name	Фамилия
2	first_name	Имя
3	middle_name	Отчество
4	title	Должность
5	company	Компания
6	address	Почтовый адрес
7	department	Подразделение
8	phone_number	Номер телефона
9	is_main_phone_number	Признак основного телефона	Возможные значения: `true` — основной; `false` — дополнительный. Основной номер может быть только один.
10	phone_number_type	Тип телефонного номера	Возможные значения: `work` — рабочий телефон; mobile — мобильный телефон; ip — IP-телефон; для прочих телефонных номеров оставьте поле незаполненным.
11	email	Адрес электронной почты
12	is_main_email	Признак основного электронного адреса	Возможные значения: `true` — основной; `false` — дополнительный. Основной электронный адрес может быть только один.
13	email_type	Тип электронного адреса	Возможные значения: `work` — рабочая почта; для личной почты оставьте поле незаполненным.


N	Поле	Что содержит	Комментарий
1	last_name	Фамилия
2	first_name	Имя
3	middle_name	Отчество
4	title	Должность
5	company	Компания
6	address	Почтовый адрес
7	department	Подразделение
8	phone_number	Номер телефона
9	is_main_phone_number	Признак основного телефона	Возможные значения: `true` — основной; `false` — дополнительный. Основной номер может быть только один.
10	phone_number_type	Тип телефонного номера	Возможные значения: `work` — рабочий телефон; mobile — мобильный телефон; ip — IP-телефон; для прочих телефонных номеров оставьте поле незаполненным.
11	email	Адрес электронной почты
12	is_main_email	Признак основного электронного адреса	Возможные значения: `true` — основной; `false` — дополнительный. Основной электронный адрес может быть только один.
13	email_type	Тип электронного адреса	Возможные значения: `work` — рабочая почта; для личной почты оставьте поле незаполненным.

Чтобы добавить дополнительные электронные адреса или номера телефонов к контакту, разместите строки с этими данными в CSV-файле сразу за строкой с основной информацией, при этом первые семь полей таких строк оставьте пустыми.

Примечание. Добавить дополнительные электронные адреса или номера телефонов к контакту, который уже есть в списке внешних контактов вашей организации, можно только при его редактировании в интерфейсе Яндекс 360 для бизнеса.

Сохраните CSV-файл в кодировке UTF-8.

Внимание. Если сохранить файл в другой кодировке, он будет распознан неправильно.
Убедитесь, что в файле не больше 1000 строк, а его размер — до 10 МБ.

Загрузите подготовленный файл:
1. Нажмите кнопку Выбрать CSV-файл и укажите ваш файл.
2. Нажмите Загрузить список и дождитесь окончания загрузки. Добавленные пользователи отобразятся в списке Внешние контакты.
  
  Если во время загрузки возникли ошибки, данные из файла не загрузятся. Исправьте их и попробуйте загрузить файл снова.

Создать контакт вручную

Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.
Если вы впервые добавляете внешние контакты, нажмите кнопку Добавить вручную в середине экрана.

Если у вашей организации уже есть внешние контакты, над их списком нажмите кнопку Добавить и выберите Создать вручную.
Заполните поля карточки внешнего контакта:
- Поля с фамилией, именем и электронной почтой обязательны для заполнения.
- Для электронной почты, рабочего, мобильного и IP-телефона помимо основных вы можете добавить до 15 дополнительных значений. Для этого нажмите справа от нужного поля.
- Все адреса электронной почты у контактов должны быть уникальными.
Проверьте введенную информацию и нажмите Добавить.
Если при вводе допущены ошибки, система укажет на поля, значения в которых надо исправить. Отредактируйте их и снова нажмите Добавить.

Если все заполнено правильно, пользователь появиться в списке внешних контактов.

Найти

В правом верхнем углу раздела Внешние контакты находится строка поиска. Начните вводить известные данные человека, которого вы хотите найти: имя, фамилию, отчество, электронную почту или название компании, в которой он работает. На экране появится список подходящих под критерии внешних контактов.

Выберите пользователя в списке, чтобы открыть его карточку. В ней отображаются все данные, которые добавлены для этого контакта. Если для него зарегистрированы дополнительные номера телефонов или адреса электронной почты, то для их просмотра нажмите Показать еще в карточке.

Редактировать

Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.
Наведите указатель на нужный контакт. Если необходимо воспользуйтесь поиском по списку.
В правой части строки нажмите значок и выберите Редактировать.
Измените данные контакта и нажмите кнопку Сохранить.

Удалить

Откройте Яндекс 360 для бизнеса.
В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.
Наведите указатель на нужный контакт. Если необходимо воспользуйтесь поиском по списку.
В правой части строки нажмите значок и выберите Удалить.
Подтвердите удаление.
Контакт пропадет из адресной книги Диска, Почты и Календаря. Файлы по ссылке и встречи, на которые приглашён этот контакт, будут ему доступны. Закрыть доступ к файлам и удалить из встреч можно вручную.

Примечание. Удаление контакта занимает примерно час.

Внешние контакты в Почте, в Календаре и на Диске

Если в вашу организацию добавлены внешние контакты, в Почте, в Календаре и на Диске они будут помечаться флагом . Обращайте внимание на такую отметку, когда отправляете письма, добавляете участников встреч или приглашаете людей в общую папку. Это снизит вероятность того, что вы по ошибке поделитесь закрытой информацией с сотрудником другой организации.

Внешние контакты отображаются:

В Почте

когда выбираете получателей и просматриваете информацию о них;
в списке получателей, когда читаете письмо;
в результатах поиска по письмам.

Если вы синхронизируете контакты в почтовой программе для компьютера и в ней перестали отображаться общие и внешние контакты, настройте синхронизацию заново.

В Календаре

когда добавляете участников события или просматриваете информацию о них.

На Диске

когда настраиваете общий доступ к папке.