Урок 2. Функции Excel

Функции замены

Найти и заменить

Как использовать функцию «Найти и заменить»:

• Откройте документ.
• Нажмите Ctrl/Cmd + F или зайдите в раздел «Найти и выделить» → «Найти».

3. Начните писать слово. Если не уверены, в каком склонении оно используется в документе, не пишите окончания — тогда функция найдёт сразу все формы.

4. Нажмите «Найти все».
5. Выберите нужные результаты из найденных в окне предпросмотра.
6. Измените параметры форматирования. Например, вы можете их отредактировать, добавить цвет выбранным ячейкам или сделать шрифт жирным. Примените изменения.

Если хотите выделить все результаты поиска, нажмите Ctrl/Cmd + A. Так можно изменить сразу все результаты поиска.

Как найти и заменить значения в таблице:

1. Нажмите Ctrl/Cmd + F или зайдите в раздел «Найти и выделить» → «Заменить». Или нажмите Ctrl/Cmd + H для быстрой замены.

2. Укажите, что нужно заменить, в поле «Найти», а в поле «Заменить на» — вариант для замены. Если найденные значения нужно удалить, оставьте это поле пустым.

Если нужно заменить значения на всём листе, нажмите кнопку «Заменить все». Если нужно применить замену только к ограниченному диапазону, выделите его и нажмите «Заменить все».

Вот ещё для чего пригодится функция «Найти и заменить»:

• Менять города в семантике или объявлениях
• Убрать операторы, которые добавились при импорте ключей из Вордстата, если они сужают таргетинг

Когда используете функцию, проверьте склонение изменённых слов — после замены слова во фразе может появиться неправильное окончание.

Текст по столбцам

Функцию «Текст по столбцам» можно использовать для отделения всех минус-слов от ключевых фраз, чтобы, например, потом загрузить их списком на уровне группы или кампании.

Как пользоваться функцией:

1. Откройте файл, найдите столбец «Фраза (с минус-словами)». Скопируйте его на отдельный лист.

2. Выделите столбец и в разделе «Данные» выберите группу команд «Текст по столбцам».

3. Укажите формат данных:
   • С разделителями
   • Фиксированной ширины

   В нашем примере нужно использовать формат «С разделителями», потому что минус-слова отделены знаком минуса — это и будет разделитель. Нажмите «Далее».

4. Выберите символ-разделитель — знак минуса. Проверьте результат в предпросмотре. Нажмите «Готово», если всё в порядке.

Когда функция сработала, символы-разделители пропадут из текста, а текст разделится по столбцам. В примере минус-слова без знака минуса распределились в строку — по одному слову в каждом столбце.

Транспонирование элементов

После того как вы отделили минус-слова от ключевых фраз и получили данные в строку, нужно транспонировать элементы. Это поможет загрузить их списком на уровне группы или кампании.

Как пользоваться функцией:

1. Выделите диапазон для замены — строку со значениями, которые вы хотите перевести в другой вид.

2. Нажмите Ctrl/Cmd + C, чтобы скопировать данные. Или кликните по выбранному диапазону правой кнопкой мыши и нажмите «Копировать».
3. Нажмите правой кнопкой мыши пустую ячейку, в которую нужно вставить значения, и выберите опцию «Транспонировать».

Выбранный диапазон данных будет преобразован в столбец.

Функции удаления

Удаление дубликатов

Предположим, вы выгрузили в Excel данные из коллтрекинга или собрали большой объём семантики. Информацию нужно обработать и оставить только уникальные значения.

Как удалить дубли:

1. Выделите диапазон, в котором нужно удалить дубликаты с учётом остальных данных в таблице. Чтобы при удалении данных не нарушилось соотношение строк и столбцов, выделенный диапазон должен включать информацию, которая связана с дубликатами.
2. Откройте вкладку «Данные» и найдите функцию «Удалить дубликаты».

3. Отметьте галочками столбцы, в которых нужно удалить повторяющиеся значения. Нажмите «ОК».

Удаление пустых ячеек

Функция «Удаление пустых ячеек» нужна, когда при выгрузке массива данных в таблице образовываются пустые ячейки, строки или столбцы.

Как удалить пустоты:

1. Выделите диапазон, в котором нужно удалить пустые ячейки. Если хотите удалить пустые ячейки на всём листе, ничего не выделяйте.
2. Нажмите F5.
3. Нажмите «Выделить» → «Пустые ячейки» → «ОК». Функция выделит все пустые ячейки, включая те, что в строках и столбцах.
4. Наведите курсор на подсвеченную область и нажмите её правой кнопкой мыши. Нажмите «Удалить» и выберите, что именно хотите удалить: ячейки, строки или столбцы.

7.06-7.51

Задание

Потренируйтесь использовать разные функции Excel в своих документах.

1. «Текст по столбцам»:
   • Вставьте текст из нескольких предложений в одну ячейку
   • Выберите группу команд «Текст по столбцам» в разделе «Данные»
   • Укажите формат данных «С разделителями» → «Далее»
   • Укажите точку как символ-разделитель и нажмите «Готово»
2. «Удаление дубликатов»:
   • Откройте таблицу с повторяющимися данными
   • Выделите диапазон для удаления дубликатов
   • Откройте вкладку «Данные» и найдите функцию «Удалить дубликаты»
   • Отметьте галочками столбцы, в которых нужно удалить повторяющиеся
   значения, и нажмите «ОК»
3. «Удаление пустых ячеек»:
   • Добавьте в любой отчёт несколько пустых строк или столбцов
   • Нажмите F5
   • Нажмите «Выделить» → «Пустые ячейки» → «ОК»
   • Наведите курсор на подсвеченную область и нажмите её правой кнопкой мыши
   • Нажмите «Удалить» и выберите, что именно хотите удалить: ячейки, строки или столбцы

Выводы

• С помощью функции «Найти и заменить» можно быстро вносить точечные и массовые правки в данные. Функция «Текст по столбцам» в сочетании с транспонированием используется для работы с минус-фразами. Отдельно она будет полезна для разделения заголовков и текстов на ячейки.
• Удаление дубликатов позволяет сохранить в таблице только уникальные сущности. Удаление пустых ячеек помогает при работе с массивами данных, чтобы убрать разрывы и привести таблицу в порядок для дальнейшей работы.

В следующем блоке разберём работу с фильтрами в Excel.